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Google für Non-Profits beantragen: Wie ein kleiner Verein an kostenlose Software kommt

Unter dem Namen Google für Non-Profits stellt Google gemeinnützigen Organisationen Software kostenlos zur Verfügung: E-Mail auf der eigenen Domain, gemeinsame Ablage, Formulare, Videokonferenzen. Wir haben den Antrag gestellt und teilen hier unsere Erfahrungen mit dir.

Was in diesem Beitrag steht:

• welche Produkte im Programm stecken und welche davon für einen kleinen Verein wirklich zählen
• welche Unterlagen du vorher bereitlegen musst
• wie die Prüfung durch Goodstack abläuft
• warum sich diese eine Verifizierung auch bei Canva, Adobe und Zoom auszahlt
• was du beim Datenschutz regeln musst, bevor die ersten Daten in der Cloud liegen

Was im Paket steckt

Google für Non-Profits ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Bündel aus vier Programmen. Du lässt deinen Verein einmal prüfen und schaltest danach frei, was ihr braucht.

• Google Workspace for Nonprofits — E-Mail auf eurer eigenen Domain, Kalender, Videokonferenzen, Formulare, Textverarbeitung und Tabellen, dazu eine gemeinsame Ablage. 0 Euro, bis zu 2.000 Konten, 100 Terabyte Speicher für den ganzen Verein.
• Google Ad Grants — Bis zu 10.000 US-Dollar Werbebudget im Monat für Textanzeigen in der Google-Suche. Klingt nach viel und ist es auch. Der Haken steht weiter unten.
• YouTube Nonprofit Program — Zusatzfunktionen für euren Kanal, vor allem eigenes Branding und anklickbare Links in Videos.
• Google Maps Platform — Monatliches Guthaben ab 250 US-Dollar, wenn ihr Karten auf eurer Website einbindet.

• WorkspaceE-Mail & Speicher
• Ad GrantsWerbebudget
• YouTubeKanal-Funktionen
• MapsKarten-Guthaben

Wer ist antragsberechtigt?

Berechtigt sind eingetragene Vereine, gemeinnützige GmbHs und Stiftungen, deren Gemeinnützigkeit das Finanzamt anerkannt hat. Eine Mindestgröße gibt es nicht, hauptamtliches Personal braucht ihr auch nicht. Ausgeschlossen sind Behörden, Schulen und Hochschulen sowie Krankenhäuser.

Was du bereitlegen solltest, bevor du anfängst:

• den aktuellen Freistellungsbescheid×FreistellungsbescheidDamit bestätigt euch das Finanzamt, dass euer Verein steuerbegünstigt ist. Er wird nach der Steuererklärung ausgestellt und gilt in der Regel drei Jahre. Ist er älter, fordert ihr beim Finanzamt einen neuen an.
• einen Auszug aus dem Vereinsregister mit Registernummer und Amtsgericht
• eure Satzung als PDF
• eine eigene Domain, also eure Vereinsadresse im Netz

Der letzte Punkt ist der, an dem es bei kleinen Vereinen am ehesten scheitert. Eine Gmail-Adresse reicht nicht. Google richtet die Postfächer auf eurer Domain ein, deshalb muss es die vorher geben und ihr müsst nachweisen können, dass sie euch gehört. Wer noch keine Website hat, braucht also erst eine Domain — die kostet ein paar Euro im Jahr.

So sind wir vorgegangen

Ein Antrag, eine Prüfstelle, drei Werktage

Die Prüfung macht Google nicht selbst, sondern Goodstack×GoodstackEine britische Plattform, die für Google und andere Anbieter prüft, ob eine Organisation wirklich gemeinnützig ist. Sie hieß früher Percent, davor lief die Prüfung für Google über TechSoup. Ältere Anleitungen im Netz beschreiben deshalb noch einen anderen Weg.. Wenn du auf Ratgeber stößt, die von einem Validierungscode von Stifter-helfen sprechen: Der Weg ist überholt. Du beantragst heute direkt bei Google.

Bei uns hat das Ganze drei Werktage gedauert, ohne Rückfragen. Google nennt drei bis fünf Werktage als Richtwert. Kosten entstehen keine, weder für die Prüfung noch für Workspace.

Die Verifizierung gilt nicht nur für Google

Das war für uns die eigentliche Überraschung: Goodstack prüft nicht nur für Google. Dieselbe Plattform steht hinter den Nonprofit-Programmen vieler anderer Anbieter. Wer einmal geprüft ist, hat dort ein Organisationsprofil — und kommt bei den nächsten Anträgen deutlich schneller durch.

Ein Auszug aus der Liste:

• Canva — Der Pro-Tarif ist für gemeinnützige Organisationen kostenlos. Wir arbeiten damit und machen unsere Plakate, Social-Media-Beiträge und Flyer selbst. Für kleine Vereine ist das der größte Posten.
• Adobe — Photoshop, Illustrator und Acrobat zu vergünstigten Konditionen.
• Zoom — Bis zu 50 Prozent Rabatt auf ausgewählte Produkte.
• Asana, monday.com, Atlassian — Projekt- und Aufgabenverwaltung, je nach Anbieter kostenlos oder rabattiert.
• Docusign — 30 bis 50 Prozent auf Teile der Produktpalette, wenn ihr regelmäßig Verträge oder Einverständniserklärungen unterschreiben lasst.

Automatisch passiert das nicht. Bei jedem Anbieter stellt ihr einen eigenen Antrag, ihr müsst nur die Prüfung nicht noch einmal von vorn durchlaufen. Was die Programme kosten und wer sie bekommt, entscheidet jeder Anbieter selbst — es lohnt sich, das vor der Anmeldung auf der jeweiligen Seite nachzulesen. Nicht jedes Programm ist in Deutschland verfügbar, und die Bedingungen ändern sich.

Was sich im Alltag ändert

Der Nutzen zeigt sich nicht an der Software, sondern an ein paar Gewohnheiten, die sich damit ändern.

• E-Mail — Adressen wie info@ oder vorstand@ auf eurer Domain. Eine Adresse kann an mehrere Leute verteilen, sodass Anfragen nicht liegen bleiben, wenn jemand im Urlaub ist.
• Ablage — Protokolle, Anträge und Fotos liegen in gemeinsamen Ordnern statt auf privaten Laptops. Wer neu dazukommt, bekommt Zugriff, statt Dateien zugeschickt zu bekommen.
• Formulare — Anmeldungen zu Kursen und Veranstaltungen laufen über ein Formular, die Antworten landen automatisch in einer Tabelle.
• Kalender — Ein Kalender für alle Vereinstermine, den mehrere Leute pflegen können.
• Videokonferenzen — Vorstandssitzungen ohne Zeitlimit.

Das Wichtigste steht nicht in der Produktliste. Wenn jemand aus dem Vorstand ausscheidet, bleiben die Daten beim Verein. In vielen Vereinen ist das private Postfach eines Vorstandsmitglieds über Jahre die Vereinsadresse. Wechselt die Person, ist der Zugang weg — Anfragen, Absprachen, Anhänge. Mit einer eigenen Domain übergebt ihr stattdessen ein Konto: Zugang entziehen, neu vergeben, fertig.

Ad Grants: viel Budget, viel Pflege

10.000 US-Dollar Werbebudget im Monat klingt nach dem größten Posten im Paket. Praktisch ist es der aufwendigste. Das Geld fließt nur in Textanzeigen in der Google-Suche, und Google knüpft es an Bedingungen: Eure Anzeigen müssen im Schnitt von mindestens fünf Prozent der Leute angeklickt werden, ihr müsst messen, was Besucher auf eurer Seite tun, und mindestens einmal im Monat ins Konto schauen. Wer das zwei Monate liegen lässt, wird abgeschaltet.

Datenschutz: was du regeln musst

Bevor die ersten Daten in der Cloud liegen, braucht ihr einen AV-Vertrag×AV-VertragAuftragsverarbeitungsvertrag. Damit regelt ihr schriftlich, dass ein Dienstleister personenbezogene Daten nur in eurem Auftrag verarbeitet und nicht für eigene Zwecke. Ohne ihn dürft ihr keine Mitglieder- oder Teilnehmerdaten dort speichern.. Bei Google heißt er Cloud Data Processing Addendum, er ist im Nonprofit-Tarif enthalten und kostet nichts. Ihr müsst ihn aber aktiv in der Verwaltungsoberfläche bestätigen — von allein passiert das nicht.

Danach gehören zwei Dinge in eure Unterlagen: ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und ein Hinweis in eurer Datenschutzerklärung, dass ihr Google Workspace nutzt.

Wer regelmäßig sensible Daten verarbeitet, etwa in einer Beratung, sollte sich das genauer ansehen. Für solche Fälle ist eine Lösung mit Servern in Europa oft die sauberere Wahl.

Für uns hat sich der Aufwand gelohnt. Der Antrag hat einen Nachmittag gekostet, die Prüfung drei Werktage, und seitdem laufen E-Mail, Ablage und Formulare über den Verein statt über Privatkonten. Wenn ihr die Unterlagen ohnehin im Ordner habt, spricht wenig dagegen, es auszuprobieren.

Stand: August 2026. Die Bedingungen der Programme ändern sich regelmäßig — Preise, Grenzen und Voraussetzungen prüft ihr am besten direkt beim jeweiligen Anbieter.